Quy Trình Thực Hiện Order Fulfillment
Quy trình thực hiện order fulfillment có thể được chia ra làm 4 giai đoạn cơ bản, gồm: Thu nhận hàng, kiểm kê kho hàng, xử lý đơn hàng và vận chuyển. Ngoài ra, còn 1 bước phát sinh mà bạn cần phải chú ý đó là đổi trả hàng.
1. Thu Nhận Hàng
Bất kể bạn thuê một công ty bên ngoài phụ trách thực hiện order fulfillment hay chính bạn phụ trách việc đó thì việc thu nhận hàng hóa từ nhà sản xuất/nhà cung cấp luôn là bước đầu tiên của quá trình.
Mỗi khi nhập hàng hóa về kho, mỗi người bán hoặc làm dịch vụ fulfillment đều cần làm những việc sau:
- Kiểm tra số lượng hàng hóa để chắc chắn số nhập vào trùng khớp với số hàng hóa đã đặt từ nhà cung cấp.
- Kiểm tra hàng hóa để chắc chắn không sản phẩm nào bị hỏng.
- Thêm đơn vị lưu kho (SKU) vào phần mềm quản lý kho hàng để theo dõi về vị trí, số lượng nhập vào và số lượng bán ra của mỗi sản phẩm.
- Áp dụng đơn vị lưu kho SKU hoặc nhãn mã vạch nếu họ (người bán hoặc dịch vụ hoàn tất đơn hàng) chưa có chúng.
Tuy nhiên, những bước đặc trưng này không phổ biến với những mặt hàng được đóng gói theo bộ.
2. Kiểm Kê Kho Hàng
Một khi hàng hóa của bạn đã được nhận về kho, sau bước kiểm tra số lượng, chất lượng, dán nhãn và thêm vào phần mềm quản lý kho hàng, chúng sẽ được sắp xếp lên kệ.
Để tối ưu hóa tốc độ và độ chính xác của các hoạt động order fulfillment, bạn cần lưu trữ hàng trong kho đúng cách.
Mỗi đơn vị lưu kho SKU thường được chỉ định một thùng lưu trữ riêng để cho phép xử lý đơn hàng nhanh hơn và hiệu quả hơn. Thông thường, chỉ có một phần hàng trong kho được đặt trong các thùng, phần còn lại sẽ nằm trong một khu vực riêng của kho.
Với các SKU hot được bán ra thường xuyên, vị trí đặt sẽ được sắp xếp gần hơn với các trạm đóng gói. Việc sắp xếp này có thể liên quan đến việc sắp xếp lại các thùng hàng, đôi khi sẽ được hỗ trợ bởi phần mềm.
3. Xử Lý Đơn Hàng
Bây giờ, hàng hóa của bạn đã được kiểm tra, sắp xếp và đặt trên kệ trong kho. Công việc tiếp theo cần làm là xử lý đơn hàng.
Nhận Đơn Đặt Hàng
Bước đầu tiên trong việc xử lý một đơn đặt hàng là nhận order. Khi một đơn đặt hàng được đặt trực tuyến bởi khách hàng, có rất nhiều cách để người bán hàng trên nền tảng thương mại điện tử nhận được đơn đặt hàng và chuyển thông tin về đơn đặt hàng đó đến kho hàng. Cách lý tưởng nhất là tích hợp phần mềm thực hiện với giỏ hàng của khách hàng để cho phép bên kho hàng tự động nhận các đơn hàng từ người mua.
Đóng Gói Đơn Hàng
Khi kho đã nhận được đơn đặt hàng, các mặt hàng riêng lẻ tạo nên đơn hàng đó sẽ được nhân viên kho lấy ra khỏi kệ và vận chuyển đến trạm đóng gói đơn hàng. Tại trạm đóng gói, hàng hóa sẽ trải qua một loạt các kiểm tra, kiểm soát chất lượng, xác định các vật liệu đóng gói tốt nhất, quét các mặt hàng, thêm phiếu đóng gói, niêm phong hộp. Sau đó, gói hàng sẽ được di chuyển đến trạm vận chuyển.
Có nhiều phương pháp và công nghệ liên quan đến việc đóng gói đơn đặt hàng. Tùy thuộc vào sản phẩm của bạn mà cách đóng gói của bạn sẽ có những thay đổi để phù hợp.
Đây là một trong những lý do chính khiến người bán trên các nền tảng thương mại điện tử quyết định thuê dịch vụ để hoàn thành đơn hàng cho họ. Bởi vì, họ không có kinh nghiệm, chuyên môn hoặc công nghệ nội bộ để tối ưu hóa hiệu quả xử lý đơn hàng.
4. Vận Chuyển Đơn Hàng
Sau khi đơn hàng đã được lựa chọn và đóng gói, nó được chuyển đến cho trạm vận chuyển để chuẩn bị cho việc giao hàng cho khách hàng cuối cùng.
Trách nhiệm của trạm vận chuyển là xác định khối lượng gói hàng và xác định phương thức vận chuyển tốt nhất cho đơn hàng. Bên cạnh một số người bán yêu cầu dịch vụ giao hàng trực tiếp từ một đơn vị vận chuyển cụ thể, cũng có rất nhiều người bán với các đơn hàng đa dạng về chủng loại, kích cỡ với các yêu cầu cụ thể khác nhau gửi đến khách hàng trong nước và quốc tế. Vì vậy, việc vận chuyển đơn hàng cũng trở nên rất phức tạp và khó kiểm soát.
5. Đổi Trả Hàng
Trong quá trình bán hàng, chắc hẳn ai cũng gặp phải trường hợp cần đổi trả sản phẩm. Và người làm dịch vụ order fulfillment cũng không là ngoại lệ.
Đối với người mua trực tuyến, khả năng dễ dàng đổi trả sản phẩm là một yếu tố quan trọng trong việc đưa ra quyết định mua hàng. Đối với người bán hàng trực tuyến, hiệu quả xử lý yêu cầu đổi trả của khách hàng rất quan trọng, tạo nên sự tin tưởng dành cho doanh nghiệp.
Người bán hàng trực tuyến nên thiết lập cả chính sách hoàn trả nội bộ và bên ngoài. Chính sách bên ngoài phải được liệt kê trên trang web của người bán và nói rõ cho khách hàng biết cách gửi và trả lại. Trong khi đó, chính sách nội bộ cần làm rõ cho nhân viên hoặc nhà cung cấp dịch vụ order fulfillment cách đổi trả hàng hóa.
Trên đây là 5 bước cơ bản của quá trình hoàn thiện đơn hàng. Trong khi thực hiện, doanh nghiệp có thể điều chỉnh các bước để phù hợp với từng người bán hàng cũng như từng loại đơn hàng.
